Табель использования принтеров

Часто случается, что печатающая техника компании находит применение сотрудниками в личных целях, помимо работы. В итоге это чревато для организации лишними затратами на расходные материалы и ускоренным износом оборудования, что также влечет дополнительные расходы. Данные об использовании принтеров или МФУ помогут выявить этот факт и принять соответствующие меры.

Что это такое

Понятие табеля использования принтеров подразумевает данные о числе заданий, отправленных сотрудниками компании на печать. При этом формирование регламентированных отчетов происходит по месяцам. Подготавливается аналитический документ, содержащий:

• подробные сведения касательно рациональности применения каждой из единиц печатающего оборудования;
• данные об объемах печати, разделенные по дням и пользователям;
• уровень загрузки печатающих устройств по дням;
• объем распечатанных материалов по конкретным сотрудникам;
• затраты бумаги по дням.

Имеется также функция отслеживания, из какого приложения был отправлен запрос на печать, а также формирования теневых копий распечатываемых материалов.

Табель использования принтеров – отчет стандартного формата, создаваемый по регламентированной законом форме. Можно сформировать его как по отдельным сотрудникам компании, так и по их группам, либо по отделам. Готовая таблица может быть загружена в формате Excel либо Word. Сведения выводятся в формате линейного графика либо круговой диаграммы, что повышает уровень наглядности.

Зачем нужен

Данные об использовании принтеров позволяют руководству компании сделать вывод об эффективности эксплуатации печатной оргтехники. На основе полученной информации можно разграничить доступ к оборудованию для сотрудников фирмы. В итоге существенно сокращается расход бумаги, тонера и пр.